為加強學院會議室管理，确保學院會議室的規範有效使用，根據《韦德体育官方网站會議室使用管理暫行辦法》，特制定本管理辦法，具體條款如下：

1.學院會議室是學院專門用于召開會議、組織活動和接待客人的場所，未經允許不得擅自使用。本管理辦法所指的會議室包括韦德体育官方网站第一會議室（圖配樓314室）、第二會議室（圖配樓209室）。

2.學院會議室由學院辦公室和教學科研辦公室共同管理。學院相關部門或教師借用會議室需提前一周向有關科室負責人提交會議室使用申請表（申請表見附件），說明使用事由、使用人員和人數、使用時間、聯絡人、聯系電話。因學院正常教學、科研、黨政工作需要使用會議室的，與教學科研和學生活動有關的會議向教學科研辦公室提出申請，與行政、黨務等有關的會議向學院辦公室提出申請。有院外專家、學者參與的各類活動使用會議室的，10人（含）以内，須分管院長審核，超過10人的須經院長審核，有涉外人員主講的活動要提前一周報學校審批。本院以外的單位或個人如需要借用學院會議室的，需經分管院長同意并填寫使用申請表後方可借用，如與本院活動沖突，需優先保證本院使用。學院辦公室每周五下午對下一周的會議室借用情況彙總後在院内公布。

3.學院相關部門或教師以及其他單位申請使用學院會議室，應嚴格遵守會議室使用管理要求，對會議室使用期間的安全負責，保證室内财産完好無損和清潔衛生工作，及時關閉空調、投影儀、電器、燈具和窗戶。會議結束後，使用部門或教師應向相關辦公室辦理交接手續。對于不按規定要求使用會議室的部門和教師，辦公室有權提出整改意見。

4.部門會議與院級會議在使用會議室發生沖突時，須保證院級會議優先使用；部門之間會議按先後登記時間依次使用，如發生使用沖突，由學院相關科室協助部門申請學校其他會議室。

5.學院會議室鑰匙由學院辦公室和教學科研辦公室統一保管，除節假日借用會議室等特殊情況，不得将鑰匙交給借用會議室的部門或個人。學院會議室在放假（寒暑假及國家法定假日）期間原則上不開放，确有特殊情況需要使用的需經主管領導審批後安排。

6.會議室的安全責任實行“誰使用誰負責”的原則。學院辦公室和教學科研辦公室負責審批和監管，責任期為鑰匙領取之後至下次會議室使用之前。會議室日常例行安全檢查監督和假期管理使用由院辦負責。

7.本規定由學院辦公室負責解釋，自頒布之日起執行。

韦德体育官方网站

2017年1月11日